¿Sabías que el 70% de los trabajadores alrededor del mundo trabajan remotamente al menos una vez por semana? Este dado mostrado en un estudio realizado por Logitech. Con la popularidad del home office y home schooling, tanto las organizaciones trasnacionales como las instituciones educativas actualmente buscan una alternativa a las reuniones y clases presenciales. Es ahí que entra la telepresencia.

Ya sea para comunicarse con clientes o profesores, proveedores o incluso con otros miembros de tu equipo, este es un recurso que se volvió esencial para el día a día de los negocios independientes y escuelas o colegios que innovaron de clases en línea a lo híbrido. Independientemente de si eres un practicante del home office o no, una cosa es cierta: difícilmente irás a escapar de las conferencias por vídeo.

Por eso, entre más rápido aprendamos a manera diferentes herramientas de telepresencia (como Zoom, Meet, Teams, por ejemplo) más fácil será tu vida y la vida de nuestros profesores y alumnos. Estas cuentan con interfaces amigables, de las que tenemos seguridad de que te adaptarás rápidamente.

Saber usar plataformas como éstas no es suficiente para tener éxito en una videoconferencia o telepresencia y es por eso por lo que decidimos escribir este artículo. Te compartiremos buenas prácticas y consejos para que tengas mejores video llamadas.

Ventajas para realizar videoconferencias a través de telepresencia.

Sabemos que muchas personas tienen un cierto rechazo por hacer reuniones en vídeo o simplemente prefieren las reuniones presenciales. Pero, como te mostraremos, la videoconferencia a través de la telepresencia es el recurso que trae muchas ventajas para ti y para tu empresa.

1.   Reducción de costos

¿Ya te paraste a pensar que utilizar el recurso de telepresencia para reuniones con tus clientes, e incluso con prospectos, puede ser una gran alternativa para reducir los costos del área comercial de tu empresa?

¡Eso mismo! Una buena video conferencia puede ser una gran salida para mantener la relación con tus clientes actuales y para cerrar nuevos negocios, sin tener un costo de desplazamiento.

2.   Escalabilidad

Las llamadas por video pueden ser también una buena opción si quieres expandir tu negocio y atender incluso a clientes que están lejos de tu región. Aún más: cuando pensamos en empresas que usan Marketing Digital, tiene mucho sentido usar recursos de tecnología en línea para reuniones ¿no es cierto? Al final es de forma en línea que estás llegando a tus clientes y no hay por qué parar el canal digital después.

3.   Optimización de tiempo.

Piensa en la cantidad de tiempo que gastas en desplazarte hasta tus clientes y proveedores. Si sumamos todas las horas que usaste en esto a fin de mes, el número será bastante sorprendente, dependiendo de tu modelo de negocio. Ahora, ¡imagina cuándo podría mejorar tu productividad si usaras ese tiempo para otras cosas!

4.   Mejora la imagen de tu empresa.

La telepresencia es un recurso que permite aproximarse a tus clientes, aliados y proveedores. Pero, además de mejorar la relación y comunicación con estos, también puede ayudar a mejorar tu imagen en el mercado. Las empresas adeptas a la tecnología y que incorporan estos cambios son vistas como modernas y dinámicas.

Consejos prácticos para hacer una videoconferencia con la tecnología de telepresencia exitosa.

Lo primero a saber es que, para hacer una buena videoconferencia con tecnología de telepresencia, no basta con encender la cámara. Existe toda una preparación importante para que pases credibilidad y la confianza que necesitas para hacer negocios.

Por eso, creamos una lista con tips simples y valiosos para optimizar tus reuniones por telepresencia:

1.   Prueba la cámara antes que entre tu invitado

A pesar de parecer obvia esta acción, es esencial recordarla. Una cámara que no funciona simplemente puede impedir que ocurra tu reunión. Y aquí entre nos, pasa una impresión de improvisación iniciar una reunión con problemas que indican falta de preparación ¿no crees?

Pero, yendo un poco más allá, te mostraremos algunas técnicas:

• Verifica la iluminación para que tu imagen no quede con sombras o a contraluz.
• Prueba tu micrófono
• Elige un lugar con poco ruido
• Organiza tu escenario de fondo.

Ten cuidado con posibles objetos que puedan aparecer en el fondo. Si estás en tu lugar normal de trabajo, cuida de no mostrar anotaciones personales o sobre la empresa en sí. Si estás en casa, vale reforzar para las personas con las que vives para no pasar atrás de la cámara. Y claro, deja el ambiente bien organizado.

2.   Mantén una buena imagen

Cuida tu apariencia es importante, independiente de si estás en tu casa o no. Por eso, además de verificar el ambiente, vale también revisar tu imagen personal. Esto es importante principalmente para pasar seguridad a tus clientes y aliados.

3.   Ubica bien la cámara

Arregla la posición de la cámara, preferiblemente a la altura de tus ojos. Evita que tu rostro quede muy cerca de la computadora, pues así, tu invitado consigue ver directamente tu rostro completo y facilitas la atención en el contenido que estás presentando.

Mientras estás hablando, procura ver para el lente de la cámara, pues ahí “estarán los ojos” de tu invitado. Y cuando sea la oportunidad del otro para hablar, mira la imagen de éste en la pantalla.

Si vas a compartir tu pantalla para presentar algún material, organiza tu escritorio, evitando dejar muchas pestañas abiertas y, principalmente no dejes al descubierto informaciones de uso interno o sobre el propio cliente, por ejemplo.

4.   ¡Crear rapport es esencial para romper el hielo en telepresencias!

Generalmente, puede parecer más fácil crear rapport en reuniones presenciales con clientes, ya que estás más cerca físicamente o porque puedes usar detalles simples para llevar la conversación, como el tránsito que te llevó hasta ese lugar o la decoración de la oficina.

Por su parte, en reuniones en línea, crear cierta proximidad con el cliente es extremadamente importante y posible de ser hecha.

Esa proximidad, a la que llamamos “Rapport” es una técnica para crear cierta conexión de empatía con otra persona. Traduciendo al vocabulario común, es una técnica para “romper el hielo”, principalmente en un primer contacto con la persona.

Para eso, puedes utilizar lo que esté disponible a tu alcance como forma de gancho. Puedes preguntar por el clima, mencionar algún objeto de la sala de la otra persona en la reunión, o mostrar algo propio de tu espacio, como el equipo que trabaja contigo.

En caso de que no haya nada dentro de tu campo visual, puedes comentar algo que viste en su sitio web o de su negocio. Además de elogiar su portal, eso va a mostrar interés de tu parte por su compañía.

Recuerda que la idea es unir estos “ganchos” para dar una mayor apertura al iniciar una conversación y no para que tu cliente pierda el enfoque en su atención. Es importante saber distribuir el rapport para no ser invasivo.

5.   ¡Ten siempre un plan B!

¿Tu herramienta de telepresencia no funcionó? ¿Tu invitado no consiguió instalar la herramienta? Ten siempre una alternativa a la mano.

Actualmente, existen varios recursos que puedes utilizar para una telepresencia, desde links para reuniones, los viejos conocidos Skype, Meet e incluso herramientas como Zoom.

Intenta tener siempre al menos dos opciones disponibles para la reunión y en caso de involucrar a más de dos personas, observa cuál es la herramienta mejor en ese aspecto.

Y claro, siempre ponte a disposición para ayudar a tus invitados con la instalación de la herramienta o con el acceso al link, en caso que éste tenga alguna duda.

¡Buenas llamadas y grandes negocios!

Gran parte del poder sobre la decisión de cierre del cliente está en la conducción de una buena reunión. Por eso, para una buena telepresencia, además de estar preparado con el contenido que debas presentar, sigue estas recomendaciones.

Tenemos la seguridad que te ayudarán a traer más negocios a tu empresa, disminuyendo (¡y mucho!) tus costos y evitando desplazamientos.

Ahora que ya sabes cómo preparar una buena telepresencia, ¿que tál también invertir un tiempo en preparar a tu equipo en tener mejores reuniones?

Te invitamos a que nos llames al (33) 3915.6666 o mandarnos un WhatsApp al (33)1253.3110 para así agendar una cita.

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